Googleスプレッドシートとは?使い方やメリットを初心者向けに解説

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「データ管理を効率的にしたい」という方におすすめなのがGoogleスプレッドシートです。

ExcelやOpenOfficeのような表計算ソフトを使う人も多いと思いますが、GoogleスプレッドシートにすればGoogleアカウント1つでデータ同期ができるので、いちいちデータを持ち運びする必要もありません。

僕もブログキーワードのリサーチシートに利用したり、クライアントさんの名簿管理としてGoogleスプレッドシートを活用しています。

アイデアを整理したり、データを整理する時にかなり使えるのでぜひあなたも利用してみてください。

 

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Googleスプレッドシートとは?使うメリット

表計算ソフト機能がインターネット上で使える

ExcelやOpenOfficeのように、チャートやグラフ、条件付き書式、関数、ピボットテーブルなど、一般の表計算ソフトと同等の機能を搭載しています。

データはすべてインターネット上で管理できるのでGoogleアカウント1つさえあれば、どこでも編集が可能。

またオフライン状態であっても作業が可能なので、スマホ用アプリもあるので、どこでも作業することが可能です。

 

他のユーザーとデータを共有

共有設定しておけば、他のユーザーとシートを共有し同時に(最大100人まで)作業することができます。

アクセスしているユーザーはアイコンで表示され、誰がどのセルを変更したかも一目でわかるようになっています。

ただしインターネット上でデータを管理しているため、第三者に情報漏洩しないようデータの管理には注意してください。

 

他のサービスとの連携

他のGoogleドキュメントやGoogleフォームなどのサービスと連携させることが可能です。

例えば、Googleフォームで集計したデータをGoogleスプレッドシートに送信させることができたり、Googleドライブに保存してる画像データを挿入できたりと、各Googleのサービスと連携すれば作業が効率的になります。

 

自動保存と復元ができる

スプレッドシートはPCではなく、インターネット上に自動保存される仕組みなので、いちいち保存確認をする必要もありません。

また変更履歴も保存されてるので、過去データを復元することも可能。

 

すべて無料

他にも細かな機能は多数ありますが、これだけの機能が揃ってなんと0円ですw

 

Googleスプレッドシートの始め方

こちらのページにアクセスをして「Googleスプレッドシートを使う」をクリックすれば、すぐに利用できます(Googleアカウントでログインが必要です)

ダウンロードはしなくても、Googleスプレッドシートにアクセスすればブラウザ上でどこでも利用できるんです。

Google Chrome(クローム)のダウンロード方法と使う3つのメリット

こちらのGoogle Chromeと併せて使ってもらうと、アクセスもしやすくなるので便利ですよ。

自宅のデスクトップパソコンで作ったシートを、外出先のノートPCからでもGoogleアカウントでログインすれば、すぐ編集できますからね。

 

Googleスプレッドシートの使い方

空白のテンプレートを使いたい場合は、左上の「+」マークをクリックしましょう。

 

こちらの画面で自由にテキスト編集できますので、あとはテンプレートに当てはめて文字や数字入れたり、表などを入れていけばOK。

先程も書いたように、Googleスプレッドシートは自動保存してくれる仕組みなので、保存のし忘れ、万が一PCが落ちてしまった時でも安心です。

Googleスプレッドシートの基本操作をもっと詳しく

ExcelやOpenOfficeと操作方法はほぼ一緒ですが、詳しく知りたい方はこちらのサイトが参考になりますよ。

 

用途別に合わせたテンプレートも完備

例えば、スケジュール表を作りたい、年間計画表を立てたい、など目的によってシートをいちいちカスタマイズしていくのって面倒ですよね?

そんな時は「テンプレートギャラリー」をクリックしましょう。

 

するとこんな感じで、テンプレートがたくさん出てきます。自分の好みに合った表を選びましょう。

テンプレートギャラリーを使えば、予め用意されたシートに当てはめていくので表作成がめちゃめちゃ楽になりますよ。

 

まとめ

Googleスプレッドシートのようなツールのおかげで、ビジネスの数字管理や顧客管理などが非常に楽にできるようになりました、

お金や時間をかけなくても、これだけの機能が無料で使い放題なわけですから、使わない手はありません。

Googleスプレッドシートならセンス不要で、目的別に合わせた表管理がすぐできますのでぜひ活用してください。

 

他のGoogleサービスもおすすめです。こちらもチェックしてみてください。

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 ブログ著者のプロフィール 

桑名世大(くわなせいだい) ⇛詳しいプロフィール

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